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6 dicas para fazer a gestão de estoque em clínicas

Qualquer estabelecimento de saúde deve ter a organização como um dos eixos principais para a realização de suas atividades no dia a dia de atendimento. É de extrema importância manter o ambiente, documentos e o estoque organizados, de forma a facilitar o processo de trabalho e passar a melhor impressão para o paciente. Toda essa organização depende de uma boa gestão de estoque, administrativa, financeira e de pessoal.

Devido à relevância do tema, no texto de hoje falaremos sobre a gestão de estoque em clínicas, a importância de manter o estoque organizado e daremos algumas dicas para lhe auxiliar nesse processo. Confira!

 

A importância da gestão de estoque

Antes de listarmos as principais dicas para fazer a gestão de estoque, é preciso entender a necessidade da sua realização em clínicas ou outros estabelecimentos de saúde.

A gestão de estoque é o que garante que os equipamentos, produtos e materiais necessários estejam disponíveis para a realização dos procedimentos e atendimentos na clínica, de forma a garantir a excelência do serviço e a satisfação dos pacientes.

Se ela não for feita corretamente, pode trazer prejuízos a todas as etapas do atendimento do paciente, resultar em uma experiência ruim e até refletir negativamente no retorno financeiro ao final do mês.

Controlar o estoque significa ter conhecimento sobre todos os materiais, produtos e equipamentos disponíveis na clínica, o que é o primeiro passo para a organização de todo o atendimento. Afinal, conhecer o seu estabelecimento é um dos pontos mais importantes para o gestor de qualquer negócio.

Quanto maior o investimento em formas de melhorar a gestão de estoque, menor será o tempo, os custos e as preocupações com essa questão futuramente.

6 dicas para fazer a gestão de estoque

A seguir, listamos as principais dicas para fazer uma boa gestão de estoque em clínicas.

1. Condições de armazenamento

O primeiro passo é garantir que a clínica tem espaço com condições adequadas de armazenamento. Afinal, muitos medicamentos e produtos utilizados no atendimento em saúde necessitam de condições especiais de armazenamento, o que garante a segurança e qualidade no seu uso. Essas condições de armazenamento incluem:

  • espaço suficiente para que os materiais e produtos fiquem guardados de maneira a serem facilmente acessados e sem a necessidade de empilhamento de produtos delicados e frágeis;
  • disponibilidade de geladeiras e refrigeradores adequados para o armazenamento de medicações e outros produtos que exigem temperatura baixa;
  • espaços protegidos da luz para os produtos que exigem esse cuidado;
  • limpeza frequente no local de armazenamento.

Todos esses cuidados garantem que os materiais não sejam descartados por mau uso antes da hora.

2. Contabilização do inventário

Depois de garantir as condições do local de armazenamento, é preciso contabilizar o inventário. Isso significa realizar a contagem de todos os produtos que a clínica já tem no estoque, para que todo o controle e gestão seja realizado a partir desse ponto. Esse processo pode ser um pouco trabalhoso, por isso o ideal é reunir alguns profissionais para contar todos os itens.

Contabilizar o inventário também permite calcular todo o valor investido que está parado no estoque da clínica. Após contar todos os itens, é necessário validar essas quantidades por meio dos relatórios de compra e venda.

Dessa forma, é possível saber a atual quebra de estoque e tomar medidas para melhorar o processo de controle atual.

3. Padronização

A padronização também é um dos passos mais importantes para a gestão do estoque. Isso significa criar um esquema para a organização dos produtos, que esteja bem definido e que seja seguido por todos os funcionários que lidam com o estoque armazenado. Algumas dicas que podem ser usadas para a padronização são:

  • organizar os produtos perecíveis por ordem de validade, para evitar a perda do material;
  • organizar os produtos pelo uso de etiquetas com cores (ex: medicamentos com etiqueta amarela, produtos descartáveis com etiqueta azul);
  • organizar os produtos de acordo com os procedimentos (ex: produtos para a realização de limpeza de pele, produtos para a retirada cirúrgica de uma pinta);
  • organizar os produtos em ordem alfabética.

Padronizar os produtos é uma forma de facilitar a localização dos itens, evitar a duplicidade de produtos e garantir maior agilidade nos atendimentos. O importante é que todos os funcionários envolvidos conheçam bem a forma de padronização utilizada para o armazenamento.

4. Controles periódicos

Para garantir que a eficiência da gestão de estoque a médio e longo prazo, é preciso que sejam definidos controles periódicos do estoque. Afinal, a clínica utiliza diariamente os produtos e materiais armazenados e tem recebimentos constantes, de forma que é necessário o controle contínuo do estoque.

Deve ser feita a contabilização dos itens em período pré-definidos, o que garante a verificação da organização dos produtos e dos registros de entrada e saída do estoque. Além disso, permite identificar falhas e desvios no processo.

A periodicidade é definida de acordo com características própria da clínica, como número de atendimentos e tipos de procedimentos que são realizados.

5. Uso de softwares de gestão

A gestão de estoque depende, em grande parte, do registro detalhado de todos os produtos e materiais que entram e saem da clínica. Isso exige organização e rigidez no controle, de forma que nenhuma informação seja perdida ao longo do processo. A melhor maneira para garantir o registro impecável e realizar a gestão do estoque é por meio do uso de um software de gestão.

Existem sistemas que são criados especificamente para estabelecimentos de saúde, com área destinada especialmente para o controle e gestão do estoque. As ferramentas disponíveis permitem o acompanhamento e controle do estoque e a definição de prazos para a compra de materiais.

A utilização dos softwares de gestão trazem benefícios como:

  • maior agilidade nos processos de controle e gestão do estoque;
  • maior confiabilidade das informações e dados registrados;
  • maior segurança no armazenamento das informações referentes ao estoque;
  • melhor produtividade da clínica.

Essas são apenas algumas das maneiras de fazer a gestão de estoque da sua clínica de forma organizada e com agilidade, o que, com certeza, é um dos pontos de grande importância para o crescimento e desenvolvimento do estabelecimento. Uma clínica organizada é o primeiro passo para uma clínica de sucesso.

Se você tem interesse em um software de gestão para sua clínica, entre em contato conosco para saber mais sobre nosso sistema e os diversos benefícios que ele pode trazer para sua clínica!

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